ต้นทุนการลาออกของพนักงาน: คำนวณและลดได้อย่างไร

ต้นทุนการลาออกของพนักงานแบ่งเป็นต้นทุนทางตรง เช่น ค่าสรรหาและอบรมคนใหม่ ค่าชดเชยตามกฎหมาย และต้นทุนทางอ้อม เช่น productivity ที่หายไประหว่างตำแหน่งว่าง ภาระงานที่ตกกับทีม และความรู้ที่ติดตัวพนักงานออกไป รวมแล้วมักสูงกว่าที่หลายองค์กรประเมินไว้มาก

บทความนี้จะอธิบายว่าต้นทุนการลาออกประกอบด้วยอะไรบ้าง วิธีคำนวณออกมาเป็นตัวเลขที่ผู้บริหารเข้าใจ และแนวทางลดต้นทุนนี้อย่างเป็นระบบ โดยเฉพาะบทบาทของโครงสร้างเงินเดือนที่เป็นธรรม ซึ่งเป็นหนึ่งในปัจจัยสำคัญที่องค์กรควบคุมได้

ต้นทุนการลาออกของพนักงานคืออะไร

ต้นทุนการลาออก (Cost of Turnover) คือค่าใช้จ่ายทั้งหมดที่องค์กรต้องแบกรับเมื่อพนักงานคนหนึ่งออกและต้องหาคนใหม่มาทดแทน ต้นทุนนี้ไม่ได้มีแค่ค่าใช้จ่ายในการสรรหาที่เห็นชัด แต่ยังรวมถึงผลกระทบที่มองไม่เห็นในงบการเงินโดยตรง

หลายองค์กรประเมินต้นทุนนี้ต่ำกว่าความเป็นจริง เพราะมองเห็นเฉพาะค่าประกาศรับสมัครหรือค่าบริษัทจัดหางาน แต่ละเลยมูลค่าของเวลา ความรู้ และผลผลิตที่หายไป ทำให้การลาออกดูเป็นปัญหาเล็กกว่าที่เป็นจริง และไม่ได้รับการจัดการอย่างจริงจัง

การมองต้นทุนการลาออกให้ครบทุกมิติช่วยให้ผู้บริหารเห็นว่าการลงทุนในการรักษาพนักงาน เช่น การปรับโครงสร้างเงินเดือนหรือการพัฒนาคน มักคุ้มค่ากว่าการปล่อยให้คนลาออกแล้วหาใหม่อยู่เรื่อย ๆ

ต้นทุนการลาออกมีองค์ประกอบอะไรบ้าง

ต้นทุนการลาออกแบ่งออกเป็นสองกลุ่มใหญ่ที่ต้องคำนวณแยกกัน

ต้นทุนทางตรง (Direct Costs)

ต้นทุนทางตรงคือค่าใช้จ่ายที่จับต้องได้และระบุเป็นตัวเลขในงบได้ชัดเจน ประกอบด้วย

• ค่าสรรหา ค่าประกาศรับสมัคร ค่าบริษัทจัดหางาน ค่าใช้จ่ายในการคัดกรองและตรวจสอบประวัติ
• เวลาของทีมสัมภาษณ์ เวลาของ HR และหัวหน้างานที่ใช้ในการคัดเลือก ซึ่งคิดเป็นต้นทุนค่าแรงได้
• ค่าอบรมและปฐมนิเทศ ค่าใช้จ่ายในการพัฒนาพนักงานใหม่ให้ทำงานได้ รวมถึงเวลาของพี่เลี้ยง
• ค่าใช้จ่ายในการออก ค่าชดเชยตามกฎหมายแรงงาน (กรณีเลิกจ้าง) และค่าใช้จ่ายในการปิดบัญชีพนักงาน

ต้นทุนทางอ้อม (Indirect Costs)

ต้นทุนทางอ้อมประเมินค่าได้ยากกว่า แต่บ่อยครั้งสูงกว่าต้นทุนทางตรง ประกอบด้วย

• Productivity ที่หายไประหว่างตำแหน่งว่าง งานที่ค้างหรือทำได้ช้าลงตลอดช่วงที่ยังหาคนทดแทนไม่ได้
• ช่วงเรียนรู้งานของพนักงานใหม่ พนักงานใหม่มักต้องใช้เวลาหลายเดือนกว่าจะทำงานได้เต็มประสิทธิภาพ
• ภาระที่ตกกับเพื่อนร่วมทีม เพื่อนร่วมงานต้องแบกงานเพิ่ม ซึ่งอาจกระทบคุณภาพงานและเพิ่มความเสี่ยงที่คนอื่นจะลาออกตาม
• ความรู้และความสัมพันธ์ที่หายไป ความรู้ที่ติดตัวพนักงานและความสัมพันธ์กับลูกค้าหรือคู่ค้าที่อาจหายไปพร้อมกัน

ต้นทุนการลาออกคำนวณอย่างไร

การคำนวณต้นทุนการลาออกให้ออกมาเป็นตัวเลขช่วยให้ผู้บริหารเห็นความสำคัญของปัญหา แนวทางคำนวณพื้นฐานมีดังนี้

ขั้นแรก รวมต้นทุนทางตรงทั้งหมดต่อการลาออกหนึ่งครั้งของแต่ละระดับตำแหน่ง จากนั้นประมาณการต้นทุนทางอ้อม โดยสูตรคร่าว ๆ ที่ใช้กันคือ

ต้นทุนทางอ้อมโดยประมาณ = (จำนวนวันที่ตำแหน่งว่าง + จำนวนวันช่วงเรียนรู้งาน) x มูลค่าผลงานต่อวันของตำแหน่งนั้น

ตัวอย่างสมมติ (ตัวเลขสมมติเพื่อแสดงวิธีคิดเท่านั้น) สมมติว่าตำแหน่งหนึ่งมีต้นทุนทางตรงรวม 40,000 บาท ตำแหน่งว่าง 30 วัน บวกช่วงเรียนรู้งานที่ยังทำงานไม่เต็มที่อีกราว 40 วัน และมูลค่าผลงานต่อวันของตำแหน่งนั้นประมาณ 1,500 บาท ต้นทุนทางอ้อมโดยประมาณจะเท่ากับ (30 + 40) x 1,500 = 105,000 บาท เมื่อรวมกับต้นทุนทางตรงจะได้ต้นทุนต่อการลาออกหนึ่งครั้งราว 145,000 บาท

เมื่อได้ต้นทุนต่อการลาออกหนึ่งครั้งแล้ว ให้คูณด้วยจำนวนคนที่ลาออกในรอบปีเพื่อให้ได้ต้นทุนการลาออกรวมขององค์กร ตัวเลขนี้มักทำให้ผู้บริหารตระหนักว่าการลาออกเป็นต้นทุนที่ควบคุมได้ ไม่ใช่เรื่องที่หลีกเลี่ยงไม่ได้

ทั้งนี้ตัวเลขข้างต้นเป็นเพียงตัวอย่างเพื่อแสดงวิธีคิด องค์กรควรใช้ข้อมูลจริงของตนเองในการคำนวณ เพราะโครงสร้างต้นทุนของแต่ละธุรกิจแตกต่างกัน

ปัจจัยใดทำให้พนักงานลาออก

การลาออกมักไม่ได้มาจากสาเหตุเดียว แต่เป็นผลรวมของหลายปัจจัยที่สะสมจนพนักงานตัดสินใจไป ปัจจัยที่อาจเกี่ยวข้อง ได้แก่

ค่าตอบแทนที่ไม่เป็นธรรมหรือไม่แข่งขัน เมื่อพนักงานรู้สึกว่าได้รับน้อยกว่าค่างานหรือต่ำกว่าตลาด หรือเห็นความเหลื่อมล้ำภายในองค์กรที่อธิบายไม่ได้ ความรู้สึกไม่เป็นธรรมนี้เป็นหนึ่งในแรงผลักดันสำคัญ

โอกาสเติบโตจำกัด การไม่เห็นเส้นทางอาชีพที่ชัดเจน หรือไม่มีโอกาสพัฒนาทักษะใหม่ ทำให้พนักงานที่มีศักยภาพมองหาที่ที่เติบโตได้มากกว่า

ภาระงานและสมดุลชีวิต งานที่หนักเกินไปเป็นเวลานานโดยไม่ได้รับการดูแล อาจส่งผลต่อการตัดสินใจลาออก

ความสัมพันธ์กับหัวหน้างาน คุณภาพของการบริหารทีมและการสื่อสารของหัวหน้าโดยตรงเป็นปัจจัยที่งานวิจัยด้าน HR ให้ความสำคัญมาโดยตลอด

การเก็บข้อมูลจาก Exit Interview อย่างเป็นระบบช่วยให้องค์กรเข้าใจว่าปัจจัยใดเด่นในบริบทของตน แทนการเดาหรือเหมารวมว่าทุกคนลาออกเพราะเรื่องเงิน

โครงสร้างเงินเดือนช่วยลดต้นทุนการลาออกอย่างไร

แม้การลาออกจะมาจากหลายปัจจัย แต่ค่าตอบแทนเป็นหนึ่งในไม่กี่ปัจจัยที่องค์กรควบคุมและออกแบบได้อย่างเป็นระบบ โครงสร้างเงินเดือนที่ดีช่วยลดต้นทุนการลาออกได้หลายทาง

สร้างความเป็นธรรมภายใน เมื่อค่าตอบแทนอิงกับค่างานที่ประเมินอย่างเป็นระบบ พนักงานที่ทำงานเทียบเท่ากันก็ได้รับใกล้เคียงกัน ลดความรู้สึกไม่เป็นธรรมที่เป็นต้นเหตุของการลาออก หากต้องการเข้าใจพื้นฐานเรื่องนี้ อ่านเพิ่มเติมได้ที่ โครงสร้างเงินเดือนคืออะไร

รักษาความสามารถในการแข่งขันกับตลาด โครงสร้างเงินเดือนที่อ้างอิงข้อมูลตลาดช่วยให้องค์กรจ่ายในระดับที่แข่งขันได้ ลดความเสี่ยงที่พนักงานจะถูกดึงตัวด้วยข้อเสนอที่สูงกว่า

ตอบโต้ข้อเสนอจากภายนอกอย่างมีหลักการ เมื่อมีกระบอกเงินเดือน (Pay Band) ที่ชัดเจน องค์กรสามารถพิจารณาปรับเงินภายในกรอบที่วางไว้ แทนการขึ้นเงินตามอารมณ์ซึ่งสร้างปัญหาความเหลื่อมล้ำในระยะยาว เครื่องมือที่ช่วยติดตามว่าพนักงานแต่ละคนอยู่ตรงไหนในกระบอกคือ Compa-Ratio ซึ่งอธิบายไว้ในบทความ Compa-Ratio คืออะไร

ใช้งบขึ้นเงินอย่างมีเป้าหมาย เมื่อรู้ว่าใครได้ค่าตอบแทนต่ำกว่าค่างานหรือต่ำกว่าตลาด องค์กรสามารถจัดสรรงบขึ้นเงินไปยังกลุ่มเสี่ยงที่สำคัญก่อน แทนการขึ้นแบบเท่ากันทุกคนซึ่งไม่ตรงจุด

บริการ ออกแบบโครงสร้างเงินเดือนของ Triple I ช่วยให้องค์กรวางกระบอกเงินเดือนที่อิงค่างานและข้อมูลตลาด ซึ่งเป็นฐานสำคัญในการลดอัตราการลาออกที่มาจากเรื่องค่าตอบแทน

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการจัดการต้นทุนการลาออก

มองเฉพาะต้นทุนทางตรง การประเมินต้นทุนการลาออกจากค่าสรรหาอย่างเดียวทำให้ผู้บริหารมองข้ามผลกระทบส่วนใหญ่ที่ซ่อนอยู่ในต้นทุนทางอ้อม และตัดสินใจลงทุนรักษาคนน้อยกว่าที่ควร

เหมารวมว่าทุกคนลาออกเพราะเงิน การขึ้นเงินอย่างเดียวโดยไม่วิเคราะห์สาเหตุจริงอาจไม่ได้ผล หากปัญหาที่แท้จริงคือภาระงานหรือการบริหารทีม ควรใช้ Exit Interview เป็นข้อมูลประกอบ

ขึ้นเงินตอบโต้รายคนโดยไม่มีโครงสร้าง การขึ้นเงินเฉพาะคนที่ขู่จะลาออกสร้างความไม่เป็นธรรมต่อคนที่อยู่เงียบ ๆ และอาจกระตุ้นให้คนอื่นใช้วิธีเดียวกัน ปัญหานี้ลดได้ด้วยกระบอกเงินเดือนที่ชัดเจน ดังที่อธิบายในบทความ Pay Band คืออะไร

ไม่ติดตามผลของมาตรการ การลงมือแก้โดยไม่วัดอัตราการลาออกและต้นทุนรวมก่อนและหลัง ทำให้ไม่รู้ว่ามาตรการได้ผลหรือไม่ และไม่สามารถปรับแผนได้อย่างมีข้อมูล

สรุป

ต้นทุนการลาออกของพนักงานมีทั้งต้นทุนทางตรงที่เห็นชัด เช่น ค่าสรรหาและอบรม และต้นทุนทางอ้อมที่มักสูงกว่า เช่น productivity ที่หายไปและความรู้ที่ติดตัวพนักงานออก การคำนวณออกมาเป็นตัวเลขช่วยให้ผู้บริหารเห็นว่าการลงทุนรักษาคนคุ้มค่ากว่าการหาคนใหม่อยู่เรื่อย ๆ

การลาออกมาจากหลายปัจจัยรวมกัน แต่ค่าตอบแทนเป็นหนึ่งในปัจจัยที่องค์กรควบคุมได้อย่างเป็นระบบที่สุด โครงสร้างเงินเดือนที่เป็นธรรมและแข่งขันได้จึงเป็นเครื่องมือสำคัญในการลดต้นทุนนี้

ต้องการประเมินว่าโครงสร้างเงินเดือนปัจจุบันกำลังทำให้องค์กรเสียคนหรือไม่ นัดคุยฟรีกับที่ปรึกษา Triple I เพื่อหารือแนวทางที่เหมาะกับองค์กรของคุณ