การทำ Master Sheet ระดับงาน คืออะไรและเริ่มต้นอย่างไร

ก่อนที่องค์กรจะออกแบบโครงสร้างเงินเดือนหรือประเมินค่างานได้อย่างมีความหมาย ข้อมูลพื้นฐานที่ถูกรวบรวมไว้ในที่เดียวกันถือเป็นจุดเริ่มต้นที่ขาดไม่ได้ เอกสารที่ทำหน้าที่นี้เรียกทั่วไปว่า Master Sheet ระดับงาน

บทความนี้อธิบายว่า Master Sheet คืออะไร ประกอบด้วยข้อมูลส่วนใดบ้าง และมีแนวทางจัดทำอย่างไรให้ใช้งานได้จริง

Master Sheet ระดับงานคืออะไร

Master Sheet ระดับงานคือเอกสารสรุปข้อมูลที่จำเป็นของทุกตำแหน่งงานในองค์กรไว้ในรูปแบบที่เปรียบเทียบกันได้ โดยทั่วไปอยู่ในรูปแบบตารางหรือสเปรดชีต

จุดประสงค์หลักไม่ใช่การสร้างเอกสาร HR เพิ่มขึ้นมาอีกชุด แต่คือการทำให้ข้อมูลที่กระจายอยู่ในหลายที่ เช่น คำบรรยายลักษณะงาน ระดับงาน เงินเดือนปัจจุบัน และจำนวนพนักงาน รวมอยู่ในที่เดียวกันในรูปแบบที่เอื้อต่อการวิเคราะห์

ข้อมูลพื้นฐานที่ควรมีใน Master Sheet

Master Sheet ที่ใช้งานได้จริงควรมีข้อมูลต่อไปนี้เป็นอย่างน้อย

1. ชื่อตำแหน่งงาน — ชื่อที่ใช้จริงในองค์กร ไม่ใช่ชื่อย่อหรือรหัสที่เข้าใจได้แค่ภายในฝ่าย
2. ระดับงาน (grade หรือ band) — ถ้ามีระบบ grade อยู่แล้ว ระบุเลข grade ให้ชัด ถ้ายังไม่มีให้ระบุกลุ่มงานเชิงลำดับชั้นชั่วคราว
3. หน่วยงาน / สายงาน — บอกสังกัดเพื่อเปรียบเทียบข้ามฝ่ายได้
4. จำนวนพนักงานที่ดำรงตำแหน่งนั้น — จำเป็นสำหรับการประเมินผลกระทบด้านต้นทุนเมื่อมีการปรับ
5. ช่วงเงินเดือนปัจจุบัน — ค่าต่ำสุด กึ่งกลาง และสูงสุดที่พนักงานในตำแหน่งนั้นได้รับจริง
6. ความต้องการคุณสมบัติหลัก — ระดับการศึกษาหรือประสบการณ์ที่ตำแหน่งนั้นต้องการ ไม่ต้องละเอียดมาก แต่พอให้เห็นความต่างระหว่างระดับได้

แนวทางเริ่มต้นจัดทำ Master Sheet

การทำ Master Sheet ไม่ต้องรอให้ข้อมูลสมบูรณ์ทุกส่วนก่อน แต่ให้เริ่มจากที่มีอยู่แล้วก่อน

ขั้นที่ 1 — รวบรวมชื่อตำแหน่งและจำนวนพนักงานทั้งหมด โดยดึงจากระบบบัญชีเงินเดือนหรือระบบ HR ที่ใช้อยู่ ขั้นนี้ให้ภาพรวมว่าองค์กรมีตำแหน่งกี่ตำแหน่งและแต่ละตำแหน่งมีคนเท่าใด

ขั้นที่ 2 — จัดกลุ่มตำแหน่งเบื้องต้น ถ้ายังไม่มี grade อย่างเป็นทางการ ให้จัดกลุ่มตามลำดับชั้นความรับผิดชอบอย่างกว้าง เช่น ระดับปฏิบัติการ ระดับหัวหน้างาน ระดับผู้จัดการ เพื่อให้มีโครงสร้างเบื้องต้นในการวิเคราะห์

ขั้นที่ 3 — เติมช่วงเงินเดือนปัจจุบัน ดึงข้อมูลจากระบบบัญชีเงินเดือน แล้วคำนวณค่าต่ำสุด กึ่งกลาง และสูงสุดของแต่ละตำแหน่ง ถ้าตำแหน่งมีพนักงานคนเดียวให้ระบุเงินเดือนจริง ถ้ามีหลายคนให้แสดงช่วง

ขั้นที่ 4 — ตรวจความสอดคล้องของชื่อตำแหน่ง เป็นเรื่องปกติที่องค์กรจะพบว่าตำแหน่งชื่อเดียวกันมีเงินเดือนต่างกันมาก หรือตำแหน่งที่ทำงานคล้ายกันแต่ใช้ชื่อต่างกัน ข้อมูลนี้เป็นจุดเริ่มต้นของการพูดคุยเรื่องการจัดระดับงาน

ข้อผิดพลาดที่ควรหลีกเลี่ยง

หนึ่งในข้อผิดพลาดที่พบบ่อยคือการพยายามทำ Master Sheet ให้สมบูรณ์แบบก่อนใช้งาน ทำให้ใช้เวลานานและไม่คืบหน้า ในทางปฏิบัติ Master Sheet ที่มีข้อมูล 80% แต่เริ่มใช้งานได้ทันทีมักมีประโยชน์มากกว่าการรอข้อมูลครบ 100%

อีกประเด็นที่ควรระวังคือการรวมข้อมูลรายบุคคลที่ระบุตัวตนได้เข้าไปใน Master Sheet ชุดหลัก การแยกข้อมูลรายบุคคลออกและเก็บไว้ต่างหาก ช่วยให้แชร์ไฟล์ทำงานกับผู้เกี่ยวข้องได้กว้างขึ้นโดยไม่เสี่ยงด้านความเป็นส่วนตัว

Master Sheet เชื่อมกับขั้นตอนอื่นอย่างไร

Master Sheet ระดับงานเป็นเอกสารที่ใช้ต่อเนื่องในหลายขั้นตอนของการออกแบบโครงสร้างเงินเดือน ตั้งแต่การประเมินค่างาน การออกแบบ grade ไปจนถึงการตรวจสอบว่าพนักงานแต่ละคนอยู่ในช่วงเงินเดือนที่ถูกต้องหรือไม่

โดยเฉพาะเมื่อต้องการดูว่าพนักงานแต่ละคนมีตำแหน่งอยู่ที่ไหนในช่วงเงินเดือนของระดับตัวเอง การใช้ compa-ratio จะช่วยให้เห็นภาพชัดขึ้น อ่านเพิ่มได้ที่ compa-ratio คืออะไร และดูภาพรวมของโครงสร้างเงินเดือนทั้งระบบได้ที่ โครงสร้างเงินเดือนคืออะไร ทำไมทุกองค์กรถึงควรมี

สรุป

การทำ Master Sheet ระดับงานไม่ใช่เรื่องซับซ้อนในตัวเอง แต่ต้องการความตั้งใจในการรวบรวมข้อมูลที่กระจายอยู่ให้มาอยู่ในรูปแบบที่ใช้งานได้ เมื่อมี Master Sheet ที่ดี การตัดสินใจเรื่องโครงสร้างค่าตอบแทนจะมีฐานข้อมูลรองรับแทนที่จะอิงความรู้สึกหรือการจำ

หากองค์กรของคุณกำลังเริ่มต้นจัดระบบข้อมูลเพื่อออกแบบโครงสร้างเงินเดือน ดูแนวทางเพิ่มเติมได้ที่การออกแบบโครงสร้างเงินเดือน ทักมาคุยกันได้ครับ ยินดีให้คำปรึกษาเบื้องต้นโดยไม่มีค่าใช้จ่าย