คำนวณอัตราการลาออก: สูตรและวิธีทำสำหรับ HR ไทย

การคำนวณอัตราการลาออกใช้สูตรพื้นฐานคือ อัตราการลาออก = จำนวนพนักงานที่ลาออกในช่วงเวลา ÷ จำนวนพนักงานเฉลี่ยในช่วงเวลานั้น × 100 โดยผลลัพธ์ออกมาเป็นเปอร์เซ็นต์ ตัวเลขนี้บอกว่าองค์กรสูญเสียพนักงานในสัดส่วนเท่าไรเทียบกับขนาดกำลังคนทั้งหมด และเป็นจุดเริ่มต้นของการวิเคราะห์เชิงลึก

บทความนี้จะพาไปดูตั้งแต่สูตรและวิธีคำนวณทีละขั้น การเลือกช่วงเวลาและประเภทการลาออก การอ่านผลอย่างถูกต้อง ไปจนถึงการเชื่อมตัวเลขนี้กับโครงสร้างเงินเดือนและระบบ HR อื่นเพื่อรักษาพนักงานคนเก่งไว้ในบริบทองค์กร SME ไทย

อัตราการลาออกคืออะไร และทำไม HR ต้องคำนวณ

อัตราการลาออก (Turnover Rate) คือสัดส่วนของพนักงานที่พ้นสภาพจากองค์กรในช่วงเวลาหนึ่ง เทียบกับจำนวนพนักงานเฉลี่ยในช่วงเวลานั้น ตัวเลขนี้เป็นหนึ่งในตัวชี้วัดด้านบุคลากรที่สำคัญที่สุด เพราะสะท้อนทั้งความสามารถในการรักษาคนและสุขภาพโดยรวมขององค์กร

การลาออกที่สูงผิดปกติอาจมาจากหลายปัจจัย ไม่ใช่สาเหตุเดียว เช่น ค่าตอบแทนที่ไม่สอดคล้องกับตลาด เส้นทางอาชีพที่ไม่ชัดเจน ความสัมพันธ์กับหัวหน้างาน หรือลักษณะงานที่ไม่ตรงกับความคาดหวัง การคำนวณอัตราการลาออกอย่างเป็นระบบจึงเป็นก้าวแรกก่อนจะวิเคราะห์ว่าปัญหาอยู่ตรงไหน

ประโยชน์ที่ได้จากการคำนวณและติดตามอัตราการลาออกอย่างสม่ำเสมอ ได้แก่

• มองเห็นแนวโน้มการสูญเสียพนักงานได้ก่อนที่จะกลายเป็นปัญหาใหญ่
• เปรียบเทียบกับค่าอ้างอิงในอุตสาหกรรมเดียวกันเพื่อประเมินสถานะของตัวเอง
• ระบุได้ว่าการลาออกกระจุกอยู่ในแผนกหรือกลุ่มใด เพื่อจัดการตรงจุด
• ใช้เป็นข้อมูลรองรับการตัดสินใจด้านค่าตอบแทนและการพัฒนาคน

สูตรคำนวณอัตราการลาออกที่ถูกต้องคืออะไร

สูตรพื้นฐานที่ใช้กันทั่วไปคือ

อัตราการลาออก (%) = จำนวนพนักงานที่ลาออกในช่วงเวลา ÷ จำนวนพนักงานเฉลี่ยในช่วงเวลานั้น × 100

หัวใจของสูตรนี้อยู่ที่ตัวหาร ซึ่งใช้ “จำนวนพนักงานเฉลี่ย” ไม่ใช่จำนวนพนักงาน ณ จุดใดจุดหนึ่ง

จำนวนพนักงานเฉลี่ย = (จำนวนพนักงานต้นงวด + จำนวนพนักงานปลายงวด) ÷ 2

เหตุผลที่ใช้ค่าเฉลี่ยแทนการใช้จำนวนต้นงวดหรือปลายงวดเพียงค่าเดียว คือเพื่อลดความคลาดเคลื่อนเมื่อจำนวนพนักงานเปลี่ยนแปลงมากระหว่างงวด เช่น องค์กรที่เพิ่งรับคนเข้ามาจำนวนมาก ถ้าใช้แค่จำนวนปลายงวดเป็นตัวหาร อัตราการลาออกจะดูต่ำกว่าความเป็นจริง

ตัวอย่างการคำนวณ (ตัวเลขสมมติเพื่อสาธิตสูตร)

สมมติว่าองค์กรแห่งหนึ่งมีข้อมูลดังนี้ (ตัวเลขทั้งหมดเป็นค่าสมมติเพื่อแสดงวิธีคำนวณเท่านั้น)

• จำนวนพนักงานต้นปี: 100 คน
• จำนวนพนักงานปลายปี: 120 คน
• จำนวนพนักงานที่ลาออกระหว่างปี: 22 คน

ขั้นแรก หาจำนวนพนักงานเฉลี่ย = (100 + 120) ÷ 2 = 110 คน

จากนั้นแทนค่าในสูตร = 22 ÷ 110 × 100 = 20%

ดังนั้นอัตราการลาออกของปีนี้เท่ากับ 20% หมายความว่าในหนึ่งปีองค์กรสูญเสียพนักงานในสัดส่วนหนึ่งในห้าของกำลังคนเฉลี่ย

ควรเลือกช่วงเวลาและประเภทการลาออกอย่างไร

ตัวเลขอัตราการลาออกจะมีความหมายก็ต่อเมื่อกำหนดช่วงเวลาและขอบเขตอย่างชัดเจนและสม่ำเสมอ

ช่วงเวลา องค์กรส่วนใหญ่รายงานอัตราการลาออกรายปีเพื่อเทียบกับค่าอ้างอิงในอุตสาหกรรม แต่การติดตามรายเดือนหรือรายไตรมาสช่วยจับแนวโน้มได้เร็วกว่า ถ้าคำนวณรายเดือนแล้วต้องการเทียบกับรายปี ควรปรับเป็นอัตราต่อปี (Annualized) เพื่อเทียบในฐานเดียวกัน

ประเภทการลาออก ควรแยกออกเป็นสองกลุ่มตั้งแต่ต้น

• การลาออกสมัครใจ (Voluntary) พนักงานตัดสินใจลาออกเอง เช่น ย้ายงาน เรียนต่อ หรือเหตุผลส่วนตัว กลุ่มนี้สะท้อนความพึงพอใจและความผูกพันกับองค์กรมากที่สุด
• การลาออกไม่สมัครใจ (Involuntary) องค์กรเป็นฝ่ายให้ออก เช่น เลิกจ้าง ปรับโครงสร้าง หรือสิ้นสุดสัญญา

การแยกสองประเภทนี้สำคัญ เพราะถ้านำมารวมกันแล้วดูแค่ตัวเลขรวม อาจตีความผิดได้ เช่น อัตรารวมที่สูงอาจมาจากการปรับโครงสร้างครั้งเดียว ไม่ใช่ปัญหาการรักษาคน

ขอบเขต กำหนดให้ชัดว่าคำนวณทั้งองค์กร เฉพาะแผนก หรือเฉพาะกลุ่มพนักงาน การคำนวณแยกตามแผนกหรือระดับตำแหน่งช่วยให้เห็นว่าการลาออกกระจุกตัวที่ใด ซึ่งมีค่ามากกว่าตัวเลขรวมทั้งองค์กรเสียอีก

จะอ่านและตีความอัตราการลาออกอย่างไร

ตัวเลขอัตราการลาออกเพียงตัวเดียวบอกอะไรได้น้อย สิ่งที่ทำให้มันมีความหมายคือการเปรียบเทียบและการเจาะลึก

เปรียบเทียบกับตัวเอง ดูแนวโน้มเทียบกับงวดก่อนหน้า อัตราที่เพิ่มขึ้นต่อเนื่องเป็นสัญญาณที่ต้องให้ความสำคัญ มากกว่าค่าสูงครั้งเดียวที่อาจมาจากเหตุการณ์เฉพาะ

เปรียบเทียบกับอุตสาหกรรม ค่าที่เหมาะสมแตกต่างกันตามอุตสาหกรรม ขนาดองค์กร และลักษณะงาน จึงไม่มีตัวเลขมาตรฐานเดียวที่ใช้ได้กับทุกองค์กร ควรหาค่าอ้างอิงจากอุตสาหกรรมเดียวกันเพื่อประเมินสถานะของตัวเอง

เจาะลึกตามกลุ่ม วิเคราะห์ว่าการลาออกกระจุกในแผนก ระดับตำแหน่ง ช่วงอายุงาน หรือกลุ่มผลงานใด ตัวอย่างเช่น ถ้าพบว่าพนักงานลาออกมากในช่วงปีแรกของการทำงาน อาจชี้ไปที่กระบวนการรับคนเข้าทำงานหรือความคาดหวังที่ไม่ตรงกัน แต่ถ้ากระจุกในกลุ่มพนักงานผลงานดี อาจเกี่ยวกับค่าตอบแทนหรือเส้นทางอาชีพ

มองต้นทุนที่ซ่อนอยู่ การลาออกมีต้นทุนมากกว่าค่าสรรหาคนใหม่ ทั้งค่าคัดเลือก ค่าฝึกอบรม ช่วงที่ตำแหน่งว่างทำให้งานสะดุด ผลิตภาพที่ลดลงระหว่างพนักงานใหม่เรียนรู้งาน รวมถึงความรู้และความสัมพันธ์กับลูกค้าที่สูญไปกับคนเดิม การมองเห็นต้นทุนรวมช่วยให้ประเมินได้ว่าการลงทุนเพื่อรักษาพนักงานคุ้มค่าเพียงใด

อัตราการลาออกเชื่อมกับค่าตอบแทนและระบบ HR อื่นอย่างไร

เมื่อวิเคราะห์แล้วพบว่าการลาออกกระจุกในกลุ่มใดกลุ่มหนึ่ง ขั้นต่อไปคือการหาว่าปัจจัยใดเกี่ยวข้อง และค่าตอบแทนมักเป็นหนึ่งในปัจจัยที่ต้องตรวจสอบเป็นอันดับแรก

โครงสร้างเงินเดือน หากค่าจ้างของบางตำแหน่งต่ำกว่าตลาดมาก ย่อมเพิ่มความเสี่ยงที่พนักงานจะถูกดึงตัวออกไป การมีโครงสร้างเงินเดือนที่อิงข้อมูลตลาดและภายในที่เป็นธรรมจึงเป็นรากฐานของการรักษาคน อ่านพื้นฐานได้ที่บทความ โครงสร้างเงินเดือน 101

Compa-Ratio เครื่องมือนี้ช่วยวัดว่าค่าจ้างจริงของพนักงานอยู่ตรงไหนเมื่อเทียบกับค่ากลางของกระบอกเงินเดือน หากพบว่าพนักงานในกลุ่มที่ลาออกบ่อยมีค่า Compa-Ratio ต่ำกว่าเกณฑ์ นั่นอาจเป็นสัญญาณที่ต้องทบทวน ดูวิธีคำนวณและตีความได้ที่บทความ Compa-Ratio คืออะไร

การประเมินผลงาน (SPMS) ข้อมูลจากการประเมินผลงานช่วยระบุว่าพนักงานที่ลาออกเป็นกลุ่มผลงานสูงหรือไม่ การสูญเสียคนผลงานดีย่อมมีผลกระทบมากกว่า และต้องการมาตรการรักษาที่เร่งด่วนกว่า

เส้นทางอาชีพและการพัฒนา บางครั้งสาเหตุการลาออกไม่ได้อยู่ที่เงิน แต่อยู่ที่การมองไม่เห็นโอกาสเติบโต การมีเส้นทางอาชีพและแผนพัฒนาที่ชัดเจนช่วยลดแรงจูงใจในการมองหางานใหม่

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการคำนวณอัตราการลาออก

ใช้จำนวนพนักงานปลายงวดเป็นตัวหาร หนึ่งในข้อผิดพลาดที่พบบ่อยคือการใช้จำนวนพนักงาน ณ สิ้นงวดแทนค่าเฉลี่ย ทำให้ตัวเลขคลาดเคลื่อนโดยเฉพาะเมื่อกำลังคนเปลี่ยนแปลงมากระหว่างงวด ควรใช้จำนวนพนักงานเฉลี่ยตามสูตรเสมอ

ไม่แยกประเภทการลาออก การรวมการลาออกสมัครใจกับไม่สมัครใจเข้าด้วยกันทำให้ตีความสาเหตุผิดได้ ควรแยกตั้งแต่เก็บข้อมูล

เปลี่ยนนิยามระหว่างงวด ถ้างวดหนึ่งนับเฉพาะพนักงานประจำ อีกงวดนับรวมพนักงานสัญญาจ้างด้วย ตัวเลขจะเทียบกันไม่ได้ ควรกำหนดนิยามให้คงที่และบันทึกไว้

ดูแค่ตัวเลขรวมโดยไม่เจาะลึก อัตราการลาออกรวมทั้งองค์กรอาจดูปกติ แต่ซ่อนปัญหาร้ายแรงในบางแผนกไว้ ควรคำนวณแยกตามกลุ่มเสมอเมื่อต้องการหาสาเหตุ

คำนวณครั้งเดียวแล้วไม่ติดตามต่อ อัตราการลาออกมีค่ามากที่สุดเมื่อดูเป็นแนวโน้มต่อเนื่อง ไม่ใช่ภาพนิ่งครั้งเดียว ควรกำหนดให้เป็นตัวชี้วัดที่ติดตามทุกงวด

แนวทางปรับใช้สำหรับองค์กร SME ไทย

สำหรับองค์กรขนาดกลางและเล็กที่มีทรัพยากรจำกัด การติดตามอัตราการลาออกไม่จำเป็นต้องใช้ระบบซับซ้อนตั้งแต่เริ่มต้น

เริ่มจากสเปรดชีต Microsoft Excel หรือ Google Sheets เพียงพอสำหรับการบันทึกข้อมูลพนักงานเข้า-ออก และคำนวณอัตราการลาออกตามสูตร ข้อสำคัญคือกำหนดนิยามและช่วงเวลาให้ชัดเจนก่อนเก็บข้อมูล

บันทึกเหตุผลการลาออก การสัมภาษณ์ก่อนพนักงานออก (Exit Interview) อย่างเป็นระบบช่วยให้เข้าใจสาเหตุที่แท้จริง ซึ่งมีค่ามากกว่าตัวเลขเปล่า ๆ ควรตั้งคำถามที่เปิดกว้างและรักษาความเป็นกลาง

เชื่อมกับการทบทวนค่าตอบแทน เมื่อพบว่าการลาออกสัมพันธ์กับค่าจ้างที่ต่ำกว่าตลาด ควรนำข้อมูลนี้เข้าสู่การทบทวนโครงสร้างเงินเดือนประจำปี เพื่อให้การตัดสินใจมีข้อมูลรองรับ

ตั้งเป็นตัวชี้วัดประจำ กำหนดให้อัตราการลาออกเป็นหนึ่งในตัวชี้วัดที่รายงานต่อผู้บริหารทุกไตรมาส เพื่อให้การรักษาพนักงานได้รับความสำคัญในระดับนโยบาย

สรุป

การคำนวณอัตราการลาออกเริ่มจากสูตรพื้นฐาน คือ จำนวนพนักงานที่ลาออก ÷ จำนวนพนักงานเฉลี่ย × 100 โดยใช้จำนวนพนักงานเฉลี่ยเป็นตัวหารเพื่อความแม่นยำ จากนั้นกำหนดช่วงเวลาและขอบเขตให้ชัด แยกประเภทการลาออก แล้วอ่านผลด้วยการเปรียบเทียบและเจาะลึกตามกลุ่ม ไม่ใช่ดูแค่ตัวเลขรวม

ตัวเลขนี้จะมีค่าก็ต่อเมื่อนำไปเชื่อมกับสาเหตุและมาตรการแก้ไข ซึ่งหนึ่งในปัจจัยที่ต้องตรวจสอบเป็นอันดับแรกคือค่าตอบแทนและโครงสร้างเงินเดือนที่เป็นธรรมและสอดคล้องกับตลาด

หากองค์กรของคุณพบว่าอัตราการลาออกสูงขึ้นและสงสัยว่าค่าตอบแทนเป็นหนึ่งในสาเหตุ นัดคุยฟรีกับที่ปรึกษา Triple I เพื่อหารือแนวทางออกแบบโครงสร้างเงินเดือนที่ช่วยรักษาพนักงานคนเก่งไว้กับองค์กร