การอบรมที่กฎหมายไทยกำหนด: HR ต้องจัดอะไรบ้าง

การอบรมที่กฎหมายไทยกำหนด คือการฝึกอบรมที่นายจ้างมีหน้าที่ต้องจัดให้ลูกจ้างตามกฎหมาย ไม่ใช่สิ่งที่เลือกทำตามความสมัครใจ กลุ่มหลักที่พบบ่อยได้แก่ การอบรมด้านความปลอดภัยในการทำงาน การอบรมก่อนเริ่มงานในงานเสี่ยง และการพัฒนาฝีมือแรงงานในบางสาขา ขอบเขตที่ต้องจัดขึ้นอยู่กับประเภทกิจการและลักษณะงานขององค์กร

บทความนี้จะพาไปดูว่าการอบรมประเภทใดบ้างที่มักเข้าข่ายข้อกำหนดตามกฎหมาย ใครมีหน้าที่จัด ทำไมการแยกการอบรมตามกฎหมายออกจากการพัฒนาทักษะทั่วไปจึงสำคัญ และจะวางระบบให้องค์กรติดตามได้ครบทั้งสองส่วนอย่างไร

---

การอบรมที่กฎหมายไทยกำหนดมีกลุ่มใดบ้าง

ในทางปฏิบัติ การอบรมที่นายจ้างมีหน้าที่จัดตามกฎหมายไทยมักแบ่งได้เป็นกลุ่มหลักดังนี้

กลุ่มที่ 1 การอบรมด้านความปลอดภัย อาชีวอนามัย และสภาพแวดล้อมในการทำงาน เป็นกลุ่มที่พบบ่อยที่สุด ครอบคลุมการอบรมให้ลูกจ้างทั่วไปเข้าใจความปลอดภัยในการทำงาน รวมถึงการอบรมเจ้าหน้าที่ความปลอดภัยในการทำงาน (จป.) ในระดับต่าง ๆ และคณะกรรมการความปลอดภัยของสถานประกอบการ ตามที่กรมสวัสดิการและคุ้มครองแรงงานกำกับดูแล

กลุ่มที่ 2 การอบรมก่อนเริ่มงานหรือก่อนปฏิบัติงานเฉพาะ สำหรับงานที่มีลักษณะเสี่ยง เช่น งานที่เกี่ยวข้องกับเครื่องจักร สารเคมี งานในที่อับอากาศ หรืองานที่ต้องใช้ทักษะเฉพาะ ลูกจ้างมักต้องผ่านการอบรมก่อนได้รับมอบหมายให้ทำงานนั้น

กลุ่มที่ 3 การพัฒนาฝีมือแรงงานในสาขาที่ควบคุมตามกฎหมาย บางสาขาวิชาชีพกำหนดให้ผู้ปฏิบัติงานต้องผ่านการรับรองความรู้ความสามารถ ซึ่งอยู่ในความดูแลของกรมพัฒนาฝีมือแรงงาน องค์กรที่มีพนักงานในสาขาเหล่านี้จึงมีหน้าที่ดูแลให้พนักงานได้รับการอบรมและรับรองตามที่กำหนด

ขอบเขตและรายละเอียดที่แต่ละองค์กรต้องจัดขึ้นอยู่กับประเภทกิจการ จำนวนลูกจ้าง และลักษณะงาน องค์กรจึงควรตรวจสอบเงื่อนไขเฉพาะของกิจการตนเองกับหน่วยงานที่กำกับดูแลโดยตรง และในที่นี้จะไม่อ้างอิงเลขมาตราหรือบทลงโทษเฉพาะ เพื่อหลีกเลี่ยงการให้ข้อมูลที่อาจคลาดเคลื่อน

---

ใครในองค์กรมีหน้าที่ดูแลการอบรมตามกฎหมาย

หน้าที่ตามกฎหมายอยู่ที่นายจ้างหรือองค์กรเป็นหลัก แต่ในทางปฏิบัติงานนี้มักกระจายไปยังหลายฝ่าย

ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) มักรับบทบาทประสานงาน จัดตารางอบรม เก็บหลักฐาน และติดตามว่าพนักงานคนใดอบรมครบหรือยัง

เจ้าหน้าที่ความปลอดภัยในการทำงานและคณะกรรมการความปลอดภัยมีบทบาทสำคัญในส่วนของการอบรมด้านความปลอดภัย โดยร่วมวางแผนและดูแลให้การอบรมสอดคล้องกับลักษณะงานจริง

หัวหน้างานในแต่ละสายงานมีบทบาทในการระบุว่างานใดมีความเสี่ยงและพนักงานคนใดต้องผ่านการอบรมก่อนเริ่มงาน เพราะหัวหน้างานเป็นผู้ที่เข้าใจเนื้องานในระดับปฏิบัติการมากที่สุด

หนึ่งในปัจจัยที่อาจทำให้การอบรมตามกฎหมายตกหล่นคือการไม่มีเจ้าภาพที่ชัดเจน เมื่อทุกคนคิดว่าเป็นหน้าที่ของอีกฝ่าย การติดตามจึงไม่ครบถ้วน การกำหนดผู้รับผิดชอบและขั้นตอนที่ชัดเจนตั้งแต่ต้นจึงช่วยลดความเสี่ยงนี้ได้

---

ทำไมต้องแยกการอบรมตามกฎหมายออกจากการพัฒนาทักษะทั่วไป

หลายองค์กรรวมการอบรมทุกประเภทไว้ในแผนฝึกอบรมเดียวกันโดยไม่แยกประเภท ซึ่งอาจทำให้เกิดปัญหาในการบริหารจัดการได้

ประการแรก การอบรมตามกฎหมายเป็นข้อบังคับที่ต้องจัดให้ครบและตรงเวลา ส่วนการพัฒนาทักษะทั่วไปเป็นการลงทุนตามความพร้อมและลำดับความสำคัญขององค์กร เมื่อปนกัน การอบรมที่เป็นข้อบังคับอาจถูกเลื่อนหรือมองข้ามเพราะถูกจัดลำดับเหมือนหลักสูตรพัฒนาทั่วไป

ประการที่สอง การติดตามและเก็บหลักฐานมีความสำคัญต่างกัน การอบรมตามกฎหมายต้องมีบันทึกที่ชัดเจนว่าใครอบรมครบ เมื่อไร และมีหลักฐานหรือใบรับรองหรือไม่ เพื่อแสดงการปฏิบัติตามเมื่อจำเป็น ส่วนการพัฒนาทักษะทั่วไปเน้นการเชื่อมโยงกับเป้าหมายการเติบโตของพนักงานมากกว่า

ประการที่สาม การแยกประเภทช่วยให้องค์กรเห็นภาพรวมว่ามีช่องว่างตรงไหน ตัวอย่างเช่น สมมติว่าองค์กรหนึ่งพบว่าพนักงานในสายการผลิตยังอบรมความปลอดภัยไม่ครบ การมีข้อมูลแยกประเภทจะช่วยให้เห็นปัญหานี้ก่อนที่จะเกิดเหตุ แทนที่จะกลบอยู่ในรายการอบรมรวม

การแยกประเภทไม่ได้หมายความว่าต้องมีสองระบบ แต่หมายถึงการจัดหมวดในระบบเดียวกันให้ชัด เพื่อให้ทั้งการปฏิบัติตามกฎหมายและการพัฒนาบุคลากรเดินไปพร้อมกันได้

---

จะวางระบบติดตามการอบรมให้ครบถ้วนได้อย่างไร

การจัดการอบรมให้ครบทั้งส่วนที่กฎหมายกำหนดและส่วนพัฒนาทักษะ จำเป็นต้องมีระบบที่บันทึกและติดตามได้ ไม่ใช่พึ่งความจำหรือไฟล์กระจัดกระจาย

องค์กรควรเริ่มจากการจัดทำทะเบียนหลักสูตรที่จำเป็น โดยระบุว่าหลักสูตรใดเป็นข้อบังคับตามกฎหมาย กลุ่มงานหรือตำแหน่งใดต้องเข้าอบรม และความถี่ในการอบรมหรือต่ออายุการรับรอง จากนั้นจึงผูกข้อมูลนี้เข้ากับรายชื่อพนักงาน เพื่อให้เห็นว่าใครยังอบรมไม่ครบ

ระบบบริหารผลการปฏิบัติงานและการพัฒนาบุคลากร (SPMS) ช่วยรวมข้อมูลการอบรมตามกฎหมายและการพัฒนาทักษะไว้ในที่เดียว ทำให้ HR ติดตามได้ว่าพนักงานแต่ละคนอบรมครบตามที่กำหนดหรือไม่ และเชื่อมโยงผลการอบรมเข้ากับแผนพัฒนารายบุคคลและการประเมินผลงานได้ บริการ SPMS ของ Triple I ช่วยออกแบบโครงสร้างการติดตามนี้ให้สอดคล้องกับลักษณะองค์กร

นอกจากนี้ การเชื่อมการอบรมเข้ากับเป้าหมายผลงานและตัวชี้วัดยังช่วยให้แผนพัฒนามีทิศทางชัดเจนขึ้น องค์กรที่ต้องการเข้าใจการตั้งเป้าหมายและตัวชี้วัดที่เชื่อมกับการพัฒนาสามารถอ่านเพิ่มเติมได้ในบทความ KPI กับ OKR ต่างกันอย่างไร ซึ่งอธิบายแนวคิดที่นำไปออกแบบแผนพัฒนาและประเมินผลได้

---

การอบรมตามกฎหมายเชื่อมกับการพัฒนาบุคลากรได้อย่างไร

แม้การอบรมตามกฎหมายจะเป็นข้อบังคับ แต่ก็สามารถเป็นจุดเริ่มต้นของวัฒนธรรมการเรียนรู้ในองค์กรได้ เมื่อพนักงานเห็นว่าองค์กรให้ความสำคัญกับความปลอดภัยและการพัฒนาอย่างจริงจัง การอบรมที่เป็นข้อบังคับจะไม่ถูกมองว่าเป็นเพียงพิธีกรรม

ในทางปฏิบัติ องค์กรสามารถวางแผนฝึกอบรมประจำปีที่รวมทั้งหลักสูตรตามกฎหมายและหลักสูตรพัฒนาทักษะ โดยให้ทั้งสองส่วนสนับสนุนเป้าหมายขององค์กรไปด้วยกัน ตัวอย่างเช่น การอบรมความปลอดภัยในสายการผลิตอาจต่อยอดไปสู่การพัฒนาทักษะการบำรุงรักษาเชิงป้องกัน ซึ่งเป็นทั้งการลดความเสี่ยงและการยกระดับความสามารถของทีม

เมื่อข้อมูลการอบรมทั้งหมดถูกบันทึกในระบบเดียวกัน องค์กรจะมองเห็นภาพรวมของการพัฒนาบุคลากรได้ชัดเจน ทั้งในแง่การปฏิบัติตามกฎหมายและการเติบโตของพนักงาน ซึ่งเป็นรากฐานของการบริหารทรัพยากรบุคคลที่เชื่อมโยงกัน

---

สรุป

การอบรมที่กฎหมายไทยกำหนดเป็นหน้าที่ของนายจ้างที่ต้องจัดให้ครบ ครอบคลุมการอบรมด้านความปลอดภัย การอบรมก่อนเริ่มงานในงานเสี่ยง และการพัฒนาฝีมือแรงงานในสาขาที่ควบคุม โดยขอบเขตขึ้นอยู่กับประเภทกิจการและลักษณะงาน การแยกการอบรมตามกฎหมายออกจากการพัฒนาทักษะทั่วไป และการมีระบบติดตามที่ชัดเจน ช่วยให้องค์กรปฏิบัติตามกฎหมายได้ครบและพัฒนาบุคลากรไปพร้อมกัน องค์กรควรตรวจสอบเงื่อนไขเฉพาะของกิจการกับกรมสวัสดิการและคุ้มครองแรงงานและกรมพัฒนาฝีมือแรงงานเพื่อความถูกต้อง

หากต้องการวางระบบติดตามการอบรมและเชื่อมเข้ากับการพัฒนาบุคลากรอย่างเป็นระบบ ทีมที่ปรึกษา Triple I พร้อมให้คำแนะนำ นัดคุยฟรีได้ที่นี่