งบฝึกอบรมสำหรับ SME: วางแผนทีละขั้นให้คุ้มค่า

งบฝึกอบรมสำหรับ SME ที่คุ้มค่าไม่ได้เริ่มจากการตั้งเปอร์เซ็นต์ของค่าจ้างแล้วค่อยหาที่ใช้ แต่เริ่มจากความจำเป็นของงานก่อน คือถามว่าองค์กรต้องการให้พนักงานทำอะไรได้เพิ่มขึ้น แล้วจึงแปลงเป็นตัวเลขงบ จัดลำดับความสำคัญ เลือกวิธีพัฒนาที่เหมาะกับทรัพยากร และวัดผลที่เกิดขึ้นจริง

บทความนี้จะพาไปดูวิธีวางงบฝึกอบรมสำหรับองค์กรขนาดกลางและเล็กแบบเป็นขั้นตอน ตั้งแต่การตั้งกรอบงบ การจัดลำดับสิ่งที่จะลงทุน การคำนวณต้นทุนที่มักถูกมองข้าม ไปจนถึงการวัดผลตอบแทนที่ทำได้จริงโดยไม่ต้องใช้ระบบที่ซับซ้อนเกินตัว

ทำไม SME ถึงควรวางงบฝึกอบรมอย่างเป็นระบบ

หลายองค์กรขนาดกลางและเล็กมองว่าการฝึกอบรมเป็นค่าใช้จ่ายที่ตัดได้ก่อนเมื่อกระแสเงินสดตึงตัว ปัจจัยที่อาจเกี่ยวข้องคือความรู้สึกว่าผลของการอบรมจับต้องยากกว่าการลงทุนด้านอื่น แต่เมื่อไม่มีการวางแผนงบที่ชัดเจน การพัฒนาคนก็มักกลายเป็นการตัดสินใจรายครั้งตามโอกาสที่เข้ามา มากกว่าการลงทุนที่เชื่อมกับทิศทางธุรกิจ

การวางงบฝึกอบรมอย่างเป็นระบบช่วยให้องค์กรได้ประโยชน์หลายด้าน ได้แก่

• ใช้ทุกบาทอย่างมีเหตุผลที่อธิบายต่อผู้บริหารได้ ไม่ใช่จ่ายตามคำขอที่เข้ามาเป็นครั้ง ๆ
• จัดสรรงบไปยังทักษะที่ส่งผลต่อธุรกิจมากที่สุดก่อน
• คาดการณ์ค่าใช้จ่ายล่วงหน้าได้ ไม่ต้องตกใจเมื่อรวมยอดสิ้นปี
• มีฐานข้อมูลสำหรับทบทวนว่าการลงทุนรอบที่ผ่านมาให้ผลคุ้มค่าหรือไม่

สมาคมการจัดการทรัพยากรมนุษย์แห่งประเทศไทย (PMAT) ระบุว่าการพัฒนาพนักงานควรเริ่มจากการประเมินความต้องการฝึกอบรมก่อนเสมอ การข้ามขั้นตอนนี้แล้วตั้งงบลอย ๆ มักทำให้โปรแกรมพัฒนาคนไม่ตรงกับปัญหาจริงของงาน

ควรตั้งงบฝึกอบรมจากอะไร ระหว่างเปอร์เซ็นต์ของค่าจ้างกับความจำเป็นของงาน

คำถามที่ SME มักถามคือควรตั้งงบฝึกอบรมเป็นกี่เปอร์เซ็นต์ของค่าจ้าง แต่การยึดเปอร์เซ็นต์เป็นตัวตั้งมีจุดอ่อนสำคัญ คือมันบอกแค่ว่าจะใช้เงินเท่าไร แต่ไม่ได้บอกว่าควรใช้กับอะไร และทำให้องค์กรเสี่ยงที่จะหาที่ใช้เงินให้หมดงบ มากกว่าใช้เงินให้ตรงปัญหา

แนวทางที่ทำได้จริงกว่าคือเริ่มจากความจำเป็นของงานก่อน แล้วจึงแปลงเป็นตัวเลข ขั้นตอนคือถามว่าปีนี้องค์กรอยากให้พนักงานทำอะไรได้เพิ่มขึ้นตามทิศทางธุรกิจ ทักษะใดที่ขาดและส่งผลต่อผลลัพธ์ จากนั้นจึงประมาณว่าการปิดช่องว่างเหล่านั้นต้องใช้ทรัพยากรเท่าไร เมื่อรวมตัวเลขออกมา องค์กรจะได้งบที่มีเหตุผลรองรับทุกบรรทัด

เปอร์เซ็นต์ของค่าจ้างยังมีประโยชน์อยู่ แต่ควรใช้เป็นตัวเทียบเคียงเพื่อตรวจสอบว่างบที่คำนวณจากความจำเป็นนั้นสมเหตุสมผลกับขนาดองค์กรหรือไม่ ไม่ใช่ใช้เป็นจุดเริ่มต้นในการตัดสินใจ

หากองค์กรยังไม่มีข้อมูลว่าตำแหน่งใดขาดทักษะด้านใด การเริ่มจากคำบรรยายลักษณะงาน (JD) ที่ระบุสมรรถนะชัดเจนจะช่วยได้มาก และการตั้งเป้าหมายงานให้วัดผลได้ก็ช่วยให้การพัฒนาตรงจุด อ่านความต่างของกรอบการตั้งเป้าได้ที่บทความ KPI กับ OKR ต่างกันอย่างไร ซึ่งอธิบายการเชื่อมเป้าหมายงานกับการพัฒนาสมรรถนะ

งบฝึกอบรมควรรวมต้นทุนอะไรบ้าง

หนึ่งในสาเหตุที่งบฝึกอบรมบานปลายคือการนับเฉพาะต้นทุนทางตรงที่เห็นชัด แล้วลืมต้นทุนทางอ้อมที่ซ่อนอยู่ การมองเห็นต้นทุนทั้งสองด้านช่วยให้เปรียบเทียบทางเลือกได้อย่างเป็นธรรม

ต้นทุนทางตรง คือค่าใช้จ่ายที่จ่ายออกไปเป็นตัวเงินชัดเจน เช่น ค่าวิทยากร ค่าหลักสูตรหรือค่าลงทะเบียน ค่าสถานที่ ค่าเอกสารและอุปกรณ์ และค่าใบรับรองหากมี

ต้นทุนทางอ้อม คือค่าใช้จ่ายที่ไม่ได้จ่ายออกเป็นบิล แต่มีต้นทุนจริง เช่น เวลาทำงานที่พนักงานเสียไประหว่างเข้าอบรม ต้นทุนการเดินทางและที่พัก และเวลาของหัวหน้างานที่ต้องเตรียมหรือติดตามผล

ตัวอย่างเช่น สมมติว่าองค์กรเลือกระหว่างหลักสูตรในห้องเรียนที่มีค่าลงทะเบียนสูงกว่า กับหลักสูตรออนไลน์ที่ค่าลงทะเบียนต่ำกว่าแต่พนักงานเรียนได้นอกเวลางาน เมื่อรวมต้นทุนทางอ้อมจากเวลาทำงานที่เสียไปเข้าไปด้วย ทางเลือกที่ดูแพงกว่าตอนแรกอาจกลับคุ้มค่ากว่า หรือในทางกลับกัน การคิดต้นทุนรวมจึงเป็นฐานของการตัดสินใจที่ดี

จัดลำดับความสำคัญของงบฝึกอบรมอย่างไรเมื่อทรัพยากรจำกัด

เมื่องบมีจำกัด การกระจายเท่ากันทุกคนทุกทักษะมักไม่ใช่ทางที่คุ้มที่สุด เพราะแต่ละทักษะให้ผลตอบแทนต่อธุรกิจต่างกัน หลักเกณฑ์ที่แนะนำคือพิจารณาสองมิติเช่นเดียวกับการจัดลำดับช่องว่างทักษะ

ผลกระทบต่อธุรกิจ ทักษะที่ขาดส่งผลต่อรายได้ คุณภาพงาน ความปลอดภัย หรือความเสี่ยงขององค์กรมากแค่ไหน ทักษะที่กระทบงานหลักโดยตรงควรได้รับน้ำหนักก่อน

ความเร่งด่วน มีงานหรือโครงการที่รอทักษะนี้อยู่หรือไม่ ทักษะที่ต้องใช้ในเร็ววันย่อมเร่งด่วนกว่าทักษะที่จะได้ใช้ในปีหน้า

นอกจากนี้ ตำแหน่งสำคัญที่หาคนทดแทนได้ยากมักเป็นจุดที่การลงทุนพัฒนาให้ผลตอบแทนชัดเจน เพราะช่วยลดความเสี่ยงด้านบุคลากรไปพร้อมกัน การจัดลำดับเช่นนี้ควรอ้างอิงข้อมูลช่องว่างทักษะและผลการประเมินผลงาน ไม่ใช่ความรู้สึกหรือคำขอที่เสียงดังที่สุด

เลือกวิธีพัฒนาแบบใดให้คุ้มงบที่สุด

การฝึกอบรมในห้องเรียนไม่ใช่ทางเดียวในการพัฒนาคน และมักไม่ใช่ทางที่คุ้มงบที่สุดด้วย กรอบแนวคิด 70-20-10 ที่ใช้กันแพร่หลายในวงการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ช่วยให้เห็นภาพว่าการเรียนรู้ส่วนใหญ่ไม่ได้เกิดในห้องเรียน

• ราว 70% มาจากประสบการณ์งานจริง เช่น การมอบหมายงานใหม่ การหมุนเวียนงาน การให้รับผิดชอบโครงการข้ามสายงาน
• ราว 20% มาจากการเรียนรู้จากผู้อื่น เช่น การสอนแนะจากหัวหน้า การมีพี่เลี้ยง การเรียนรู้จากเพื่อนร่วมงาน
• ราว 10% มาจากการอบรมแบบมีโครงสร้าง ทั้งในห้องเรียน ออนไลน์ หรือการสอนงานในที่ทำงาน (OJT)

ข้อดีสำหรับ SME คือสองส่วนแรกใช้งบน้อยกว่าการส่งอบรมภายนอกมาก แต่ให้ผลดีกับทักษะหลายประเภท การออกแบบแผนพัฒนาที่ผสมหลายวิธีจึงช่วยให้งบที่จำกัดครอบคลุมการพัฒนาได้กว้างกว่าการพึ่งการอบรมภายนอกอย่างเดียว

นอกจากนี้ กรมพัฒนาฝีมือแรงงาน (กพร.) ภายใต้กระทรวงแรงงานมีหลักสูตรและกลไกสนับสนุนการพัฒนาฝีมือแรงงานที่องค์กรนำไปใช้อ้างอิงได้ องค์กรควรตรวจสอบสิทธิประโยชน์และเงื่อนไขที่เป็นปัจจุบันจากกรมพัฒนาฝีมือแรงงานโดยตรง เพราะรายละเอียดอาจเปลี่ยนตามนโยบาย การใช้แหล่งสนับสนุนภายนอกช่วยให้ SME ขยายขอบเขตการพัฒนาได้โดยไม่กระทบงบหลักมากเกินไป

จะรู้ได้อย่างไรว่างบฝึกอบรมที่ใช้ไปคุ้มค่า

การวัดความคุ้มค่าของงบฝึกอบรมเป็นจุดที่หลายองค์กรทำได้ไม่ครบ เพราะมักวัดแค่จำนวนชั่วโมงอบรมหรือจำนวนคนที่เข้าร่วม ซึ่งบอกแค่ว่าใช้เงินไปแล้ว ไม่ได้บอกว่าได้อะไรกลับมา

การวัดผลที่ดีควรเริ่มตั้งแต่ก่อนอบรม โดยกำหนดให้ชัดว่าอยากเห็นการเปลี่ยนแปลงอะไรในงานจริงหลังจบหลักสูตร เช่น พฤติกรรมการทำงานที่เปลี่ยนไป คุณภาพงานที่ดีขึ้น หรือปัญหาซ้ำ ๆ ที่ลดลง จากนั้นจึงติดตามหลังอบรมว่าเกิดผลตามที่ตั้งไว้หรือไม่

จุดที่ช่วยให้การวัดผลทำได้จริงคือการเชื่อมผลฝึกอบรมเข้ากับระบบประเมินผลงาน เมื่อสมรรถนะที่ตั้งใจพัฒนาถูกรวมอยู่ในการประเมินผลงานประจำปี องค์กรก็เห็นได้ว่าการลงทุนพัฒนาคนนำไปสู่การเปลี่ยนแปลงในงานจริงหรือไม่ โดยไม่ต้องจัดกระบวนการวัดผลแยกต่างหากให้สิ้นเปลือง

ระบบประเมินผลงานอย่าง SPMS ของ Triple I ช่วยเชื่อมเป้าหมายงาน การประเมินสมรรถนะ และแผนพัฒนาเข้าไว้ในที่เดียว ทำให้ผลของงบฝึกอบรมตามรอยกลับไปยังการเปลี่ยนแปลงในงานได้ และช่วยให้การคำนวณผลตอบแทนการลงทุน (ROI) ของการพัฒนาคนมีข้อมูลรองรับมากขึ้น สำหรับการเชื่อมเป้าหมายงานกับตัวชี้วัด อ่านความต่างของแนวคิดได้ที่บทความ KPI กับ OKR ต่างกันอย่างไร

SME ที่เพิ่งเริ่มควรปรับใช้อย่างไรในปีแรก

สำหรับองค์กรที่ยังไม่เคยวางงบฝึกอบรมอย่างเป็นระบบ ไม่จำเป็นต้องทำให้ครบทุกอย่างในปีแรก แนวทางที่ทำได้จริง ได้แก่

เริ่มจากตำแหน่งสำคัญก่อน เลือกตำแหน่งที่ส่งผลต่อธุรกิจมากที่สุดมาวางแผนพัฒนาก่อน แล้วค่อยขยายขอบเขตในปีถัดไป แทนที่จะพยายามครอบคลุมทุกตำแหน่งพร้อมกันด้วยงบที่จำกัด

ใช้ข้อมูลที่มีอยู่ ผลการประเมินผลงานที่ผ่านมา ปัญหาที่เกิดซ้ำ หรือข้อเสนอแนะจากลูกค้า ล้วนเป็นสัญญาณที่ช่วยระบุได้ว่าควรลงงบพัฒนาทักษะด้านใด โดยไม่ต้องเริ่มเก็บข้อมูลใหม่ทั้งหมด

ผสมวิธีพัฒนาที่ใช้งบน้อย ก่อนจะส่งอบรมภายนอก ลองพิจารณาว่าทักษะนั้นพัฒนาได้ด้วยการมอบหมายงาน การสอนแนะ หรือการสอนงานในที่ทำงานหรือไม่ ซึ่งมักใช้งบน้อยกว่าและฝังอยู่ในงานประจำวันได้

ทบทวนงบทุกปี นำผลที่ติดตามได้มาปรับการจัดสรรในรอบถัดไป ลดงบในจุดที่ไม่เห็นผล และเพิ่มในจุดที่ให้ผลตอบแทนชัดเจน เพื่อให้งบฝึกอบรมพัฒนาขึ้นเรื่อย ๆ ตามบทเรียนที่ได้

สรุป

งบฝึกอบรมสำหรับ SME ที่คุ้มค่าต้องเริ่มจากความจำเป็นของงานก่อน ไม่ใช่จากเปอร์เซ็นต์ลอย ๆ จากนั้นจัดลำดับความสำคัญตามผลกระทบและความเร่งด่วน เลือกวิธีพัฒนาที่ผสมประสบการณ์งานจริงและการเรียนรู้จากผู้อื่นตามกรอบ 70-20-10 คำนวณต้นทุนรวมทั้งทางตรงและทางอ้อม แล้ววัดผลที่เกิดขึ้นจริงเพื่อปรับงบในรอบถัดไป

กระบวนการนี้ไม่ได้ซับซ้อนเกินกว่าที่ SME จะทำได้ แต่ต้องการจุดเชื่อมที่ดี คือระบบประเมินผลงานที่ตามรอยผลของการพัฒนาคนกลับไปยังการเปลี่ยนแปลงในงานได้

ต้องการวางระบบที่เชื่อมงบฝึกอบรมเข้ากับผลงานจริง และวัดผลตอบแทนการพัฒนาคนได้อย่างมีข้อมูลรองรับ นัดคุยฟรีกับที่ปรึกษา Triple I เพื่อหารือแนวทางที่เหมาะกับองค์กรของคุณ